Rondleiding langs offertes en facturen

Offertes en facturen

Verstuur in 1 minuut een complete op maat gemaakte offerte en/of een factuur naar een klant.

Binnen Recras kun je snel en makkelijk een offerte en factuur versturen naar klanten. Je kunt handmatig een boeking in Recras zetten, maar je kunt boekingen ook eenvoudig via je website in Recras laten binnenkomen. Vult een klant een contactformulier in? dan komen de gegevens rechtstreeks op de juiste manier in Recras binnen.

Contactformulier

Als een klant een contactformulier heeft ingevuld krijg je daarvan een melding op je Recras-homepage.

Als je op de klant klikt, dan wordt de klant pagina van deze groep geopend. Daar zie je alle contact gegevens van deze groep, en de gekozen activiteit / het gekozen arrangement wordt direct getoond.

Beschikbaarheidscheck

Recras controleert altijd op beschikbaarheid. Dus mocht je per ongeluk een boeking in Recras zetten terwijl je helemaal bent volgeboekt dan zal Recras jou een seintje geven voordat je een offerte verstuurd. Indien mogelijk kun je dan de boeking wijzigen waardoor je de klant toch een voorstel kan toesturen.

Offerte versturen

Onder de boeking zie je de offerte- en voorstel-knoppen, achter iedere knop hangt een template. Op deze manier kun je met 1 druk op de knop een prachtige offerte versturen. Je kunt onbeperkt veel van deze knoppen aanmaken. Per knop is het volgende in te stellen:

• wat wordt de status van de boeking?
• moet er naast tekst ook een PDF gemaakt en verstuurd worden?
• moet er een factuur mee en zo ja, met welk percentage?
• mag de klant online accepteren?
• gaat er een iCal mee
• gaan de algemene voorwaarden mee?

Als je in het voorbeeld op “optie” drukt, dan wordt de mail en de PDF gemaakt, op basis van het gekozen arrangement en programma.

Als de klant wil boogschieten, komt er een stuk over boogschieten te staan en als de klant de uitgebreide barbecue heeft gekozen, dan wordt de inhoud van deze barbecue gepresenteerd. Je kunt deze offertes zo mooi en uitgebreid maken als je maar wilt.

Automatische mails

In Recras kun je instellen dat er een aantal dagen voordat de boeking plaatsvindt een automatische mail wordt gestuurd met hierin nog even een samenvatting van de gemaakte afspraken of aandachtspunten: zoals kledingadvies of de routebeschrijving.

Screenshot en uitleg over de klantpagina

Factuur versturen

Vanuit Recras kun je makkelijk en snel facturen versturen. Het is onmogelijk om te vergeten een factuur te sturen. Recras zal, middels een blauwe knop, altijd een seintje geven als er een boeking is die nog niet of niet volledig gefactureerd/betaald is. Stel dat er nadat de factuur al is verstuurd nog wijzigingen zijn die invloed hebben op het totale bedrag, dan zal Recras vanzelf weer aan de bel trekken om het restantbedrag ook te factureren. Je kunt Recras ook zo instellen dat er automatisch een factuur wordt gestuurd op het moment dat de klant een offerte online heeft geaccepteerd. Met een druk op de knop wordt de factuur verstuurd!

Zelf proberen in de demo?

Je kunt inloggen in onze demo-omgeving om zelf te kijken hoe het werkt, hiervoor heb je de inloggegevens voor onze demo nodig. Via de rondleiding overzichtspagina kun je de inloggegevens voor onze demo aanvragen.

Met onderstaande stappen kun je zelf ervaren hoe makkelijk je een aanvraag kunt verwerken met een offerte/factuur:

Stuur jezelf een offerte in een paar stappen!

• Ga naar de site website.recras.nl/arrangementen/
• Boek één van de arrangementen.
• Ga naar demo.recras.nl en log in.
• Op de homepage zie je een link naar “je eigen” nieuwe boeking.
• Klik op deze klant
• Onderin zie je allerlei gekleurde knoppen, klik maar eens op 1 van deze knoppen. Je stuurt dan een standaardofferte naar jezelf toe.

Interessante links in de demo omgeving

• Automatische herinneringen op vervallen opties – Dit zijn de vaste mails die verstuurd worden op het moment dat een optie is vervallen.
• Overzicht van de offerte-/voorstelknoppen – Hier kun je de standaardtemplates inrichten voor de knoppen om offertes/voorstellen te versturen.
• Opbouw van een PDF-template – Dit zijn de PDF-templates die als bijlage kunnen worden meegestuurd. Deze kun je uiteindelijk prachtig naar de huisstijl van je eigen bedrijf inrichten (zie ook de webinar over superoffertes mocht dit heel belangrijk voor je zijn).
• Automatische boekingsmails – Dit zijn de automatische mailtjes die kunnen worden gestuurd door Recras.