Herinneringen aan je klanten

Vervallen opties / offertes

Op het moment dat je een offerte hebt gestuurd, verwacht je voor de vervaldatum een reactie van je klant te hebben gehad. De praktijk is weerbarstiger en een groot deel van de klanten zal dan ook niet tijdig op een voorstel reageren. Dat is geen probleem, zodra de vervaldatum is bereikt zal Recras prominent op de homepage een blauwe knop plaatsen. Met één druk op de knop zal Recras vervolgens een herinnering sturen naar de klant. Een ingesteld aantal dagen na deze herinnering komt deze boeking, indien die nog steeds niet is bevestigd, wederom tevoorschijn.

Vervallen facturen

Voor facturen die niet tijdig betaald worden geldt hetzelfde als bij vervallen boekingen. Met één druk op de knop is de herinnering verstuurd.

Automatische mailings aan je klanten

Voordat de klant op bezoek komt

Vaak is het praktisch om klanten voordat ze op bezoek komen, bijvoorbeeld een week voor tijd nog te attenderen op zaken als diëten (als gasten blijven eten), betalingsvoorwaarden, kledingadvies of een routebeschrijving. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat de klant veel beter voorbereid aankomt en dat de klant niet voor verrassingen komt te staan.

Nadat de klant op bezoek is geweest

Je kunt ook instellen dat de klant naderhand nog een mailtje ontvangt met een evaluatie/review verzoek of een aanbieding.

Personeel op de hoogte brengen

De personeelsplanning in Recras kan gekoppeld worden aan het aantal boekingen. Is er sprake van een grote groep? Dan zal Recras automatisch meer personeel willen inzetten. Je kunt voor vaste werkzaamheden als bezetting van een balie ook reguliere repeterende diensten in Recras aanmaken die niet afhankelijk zijn van het aantal gasten.

Personeel wordt automatisch gemaild

Iedere ochtend kijkt Recras per personeelslid of die nog moet worden geïnformeerd over een dienst. Stel je hebt iemand ingepland maar hij of zij moet de dienst nog bevestigen, dan zal Recras een mailtje sturen dat er nog diensten bevestigd moeten worden. Maar ook wijzigingen in begin en eindtijd zullen automatisch gemaild worden.

iCal voor personeel

Een iCal is een online agenda. Deze kun je koppelen aan je eigen online agenda. Ieder personeelslid kan op deze manier via een iCal zijn of haar eigen diensten automatisch in de agenda laten verschijnen.

Leveranciers op de hoogte houden

Recras is sterk in het automatisch op de hoogte houden van leveranciers. Hierdoor is het bijna onmogelijk dat een leverancier niet datgeen regelt wat er van hem verwacht wordt, terwijl je amper contact met elkaar hoeft te hebben!

Hieronder heb je een greep uit typen ‚Externe leveranciers‘ die veel voorkomen:

• Cateringbedrijven – die bijvoorbeeld een barbecue verzorgen.
• Restaurant –  waar een groep naderhand nog gaat eten.
• Vervoersmaatschappij – die de groep zal brengen of halen.
• Evenementenverhuur – voor het inhuren van speciale spelmaterialen.
• Fietsenverhuur – voor het inhuren van fietsen
• Groepsaccommodatie of hotel – voor het bieden van overnachting aan een groep.

Automatische wijzigingsmails naar leveranciers

Zodra de boeking een status heeft waarbij de boeking moet zijn vastgelegd (optie, reservering of definitief) kan Recras hiervan een mail naar de leverancier sturen (dit is per leverancier in te stellen). Vanaf de eerste mail zal Recras de leverancier op te hoogte houden over de voortgang van de boeking. Ook als er bijzonderheden aan de boeking worden toegevoegd, zoals speciale diëten bij een cateraar of op welke plek een eventueel springkussen moet worden neergezet, zal Recras de leverancier daarvan automatisch op de hoogte worden gehouden.

Een wijzigingsmail kan bestaan uit:

• Een nieuwe boeking
• Een geannuleerde boeking
• Een gewijzigde boeking

Recras stuurt altijd de relevante klant en boekingsgegevens mee.

Herinneringsmails aan leveranciers

Het kan ook zijn dat je een leverancier heb die graag een aantal dagen voor het plaatsvinden van de activiteit een herinnering wil ontvangen. Met name bij leveranciers waar je niet heel intensief mee samenwerkt heeft deze herinnering meerwaarde. Je weet dan zeker dat je leverancier dit niet gaat vergeten.

Leverancier laten inloggen

Je kunt er ook voor kiezen om je leverancier te laten inloggen, met name bij leveranciers waar je wekelijks meerdere keren mee samenwerkt is dat een goede oplossing. De leverancier ziet dan alleen de onderdelen die hij of zij moeten verzorgen.

Zelf proberen in de demo?

Je kunt inloggen in onze demo-omgeving om zelf te kijken hoe het werkt, hiervoor heb je de inloggegevens voor onze demo nodig. Via de rondleiding overzichtspagina kun je de inloggegevens voor onze demo aanvragen.

Bekijk een aantal overzichten

• Verlopen boekingen en facturen
• Te factureren boekingen
• Nieuwe aanvragen en acties

Aanvullende informatie

Mocht je Recras al een klein beetje kennen, dan hebben we mogelijk een aantal webinars die goed aansluiten op de onderwerpen die op deze pagina zijn genoemd.

• Optimaal benutten van Recras
• Leveranciers en bestellingen