Handleiding voor het instellen van Zapier om facturen automatisch van Recras in Moneybird te krijgen.
Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen uit Recras automatisch naar de boekhouding te exporteren. Recras maakt geen koppelingen met boekhoudpakketten, maar Zapier kan dit voor je doen. In een zogenaamde ‚Zap‘ wordt dit proces geregeld.
Zapier
Zapier koppelt webdiensten aan elkaar. Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webdienst een automatische reactie (Action) bij de andere webdienst tot gevolg heeft.
Hoe gaat dat in zijn werk?
In het geval van facturen in Recras werkt het als volgt:
- In Recras bevindt zich een nieuwe definitieve factuur.
- Dit vormt de Trigger voor de Zap in Zapier.
- De Action maakt vervolgens een factuur in Moneybird.
- In de Zap kun je instellen in welke categorieën de factuur terechtkomt.
Belangrijk om te weten
- Je kunt per btw-tarief slechts op één categorie boeken in Moneybird. Indien je op enig moment wilt weten hoeveel van je omzet bij bepaalde producten of productgroepen ligt, kun je dat eenvoudig uit de statistieken van Recras halen.
- Alle facturen komen te hangen onder één contact in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.
- Facturen waarop ‚btw verleggen‘ van toepassing is moeten in Moneybird handmatig worden goedgezet.
- Per intern bedrijf in Recras moet er een Zap worden ingesteld.
Wat heb ik hier voor nodig?
- Een Zapier-account – Je hebt een Zapier for Work account nodig.
- Een Recras-account.
- Een Moneybird-account.
Koppeling activeren
De setup is in het Engels geschreven omdat Zapier ook in het Engels staat, anders zouden Nederlands en Engels steeds worden gecombineerd. Klik hier voor de handleiding om de koppeling in te stellen.